Posao: Top 10 pogreški pri pisanju e-mailova
Vjerojatno na radnom mjestu redovito koristite e-mail. Zbog brzine i “nenametljivosti”, to je najčešći izbor komunikacije za mnoge zaposlenike, uključujući vjerojatno i vašeg nadređenog. Prema istraživanju provedenom od strane Robert Half International, gotovo dvije trećine (65 posto) anketiranih rukovoditelja preferira e-mail u odnosu na druge oblike komunikacije.
Klik na opciju "Pošalji" može biti učinkovit način da drugima proslijedite vaše ideje, ali učiniti to previše brzo i bez puno razmišljanja može rezultirati slanjem pogrešne poruke.
Slijedi 10 najčešćih pogreški pri slanju e-maila i savjeti kako ih izbjeći:
1. Nejasan naslov.
Naslov e-maila ne samo da omogućuje osobi koja prima poruku da zna o čemu se radi, već isto tako daje njemu ili njoj razlog za čitanje poruke. Neki ljudi - i vaš šef je vjerojatno jedan od njih - prime stotine e-mailova svaki dan i vjerojatno nemaju vremena za otvaranje svakog od njih. Naslov e-maila pruža uvid u sadržaj poruke i može isto tako indicirati njenu hitnosti. Stoga budite konkretni pri pisanju naslova.
2. Nema potpisa.
Slab potpis je loš gotovo kao slab stisak ruke: Oboje prenosi poruku o nedostatku profesionalizma. Potpis na kraju vašeg e-maila treba sadržavati vašu e-mail adresu, adresu tvrtke i broj telefona. Uključujući i ove detalje dajete primatelju poruke više načina na koji vas može kontaktirati. Ova informacija je posebno važno za ljude kojima vaš e-mail može biti proslijeđen ili pojedincima izvan tvrtke.
3. Opušten pristup.
Mnogi ljudi imaju opušten pristup pri korištenju e-pošte. Ali ono što pišete odraz je vašeg profesionalnog stila, stoga odvojite vrijeme za pisanje potpunih rečenica, koristite pravilnu gramatiku i provjerite pravopis. I nemojte se pouzdati samo u vaše računalo pri provjeri napisanog. Računalo neće primijetiti pogrešno upotrijebljene riječi i zato pažljivo provjerite e-mail prije slanja.
4. Raspisali ste se.
Vaš cilj pri pisanju e-maila je da on bude kratak. Ne želite pisati roman, i zato pređite na temu što je brže moguće, koristite kratke rečenice i odlomke. U isto vrijeme, ne želite pisati previše kratke e-mailove, kako ne bi “zvučali” otresito.
5. VIKANJE.
Neki ljudi jednostavno vole tipkati velikim slovima. Ono čega možda nisu svjesni je činjenica da su velika slova ekvivalent vikanju.
6. Pogrešan “ton” poruke.
Nažalost, ton poruke lako se može izgubiti s pisanom riječi, posebno u kraćim porukama. Pokušaj humora, na primjer, može biti protumačen kao nešto uvredljivo ili neprimjereno. Ako niste sigurni kako nešto što ste napisali biti protumačeno, budite oprezni i izostavite taj dio teksta.
7. Zatrpavanje inboxa.
Ako je vaš inbox stalno zatrpan, znate kako može biti frustrirajuće primanje velikih privitaka, pogotovo kada ih ne želite. A, prema anketi , rukovoditelji se slažu, kako je primanje velikih, neželjenih dokumenata najiritantniji aspekt komunikacije putem e-maila. Ograničite distribuciju golemih dokumenata na ljude kojima su apsolutno potrebni.
8. Slanje pogrešnoj osobi.
Prije nego što pošaljete poruku, uvijek provjerite popis primatelja. Mnogi e-mail programi automatski unesu informacije koje ste ranije koristili, kao što su e-mail adrese vaših čestih kontakata. Ako imate više ljudi u vašem adresaru sa sličnim imenima, zabunom možete izabrati krivu osobu i poslati njemu ili njoj poruku namijenjenu nekom drugome.
9. Miješanje poslovnog i privatnog.
Kada je riječ o povjerljivim ili osjetljivim informacijama, ovaj potez mogao bi utjecati na vašu karijeru. Uvijek kada koriste službeni e-mail, poruka mora biti poslovne prirode. Uostalom, vi koristite resurse vaše kompanije, a ona ima pravo pratiti vašu komunikaciju. Saznajte koja je politika vaše kompanije vezano za e-mail komunikaciju, i neka vam prijatelji šalju privatne e-mailove na vaš osobni e-mail.
10. Previše e-mailova.
Da li vam se dogodilo da tipkate duge poruke kako primatelj ne bi bio zbunjen? Da li oklijevate kliknuti “Pošalji” jer mislite da bi osoba kojoj šaljete poruku mogla istu proslijediti nekome tko ju ne bi trebao vidjeti? E-mail je najprikladniji za brzu komunikaciju, i, u situacijama poput ove, bilo bi pametno nazvati kolegu ili razgovarati s njim ili njom osobno.
Kako e-mail korespondencija postaje sve važnija na radnom mjestu, možete imati samo koristi od savladavanja vještine pisanja učinkovitih poruka. Stoga idući put kada ste pred tipkovnicom, imajte na umu gore navedene savjete.
Izvor: Robert Half International Inc; www.rhi.com
<< natrag
