GUBITAK VREMENA

Ovih dana, nitko si ne može priuštiti gubitak vremena na poslu. Zbog smanjenja broja zaposlenika, opseg posla se povećava. Dobro korištenje vremena na poslu može značiti razliku između odlaska s posla u razumno, normalno vrijeme i bespotrebnog prekovremenog rada.

Bezbroj je načina za gubitak vremena na poslu. Ponekad je neizbježno, a ponekad se može izbjeći manjim izmjenama u pristupu. U svakom slučaju, prvi korak je identificirati uzroke gubljenja vremena, a zatim naučiti kako ih pobijediti.

Instant Messaging

Iako može biti riječ o korisnom načinu komunikacije unutar ureda, ono može postati i najgori neprijatelj produktivnosti. Diskusija o poslu lako se može pretvoriti u razgovor o nekoj potpuno drugoj temi. I uvijek postoji netko s manje posla od vas tko će vas navući na maratonski chat.
Ako se ne možete u potpunosti isključiti, barem stavite status „zauzet“ veći dio dana. Ako vas netko ne prestaje gnjaviti s temama koje nisu povezane s poslom, recite im da ste usred posla i predložite neko drugo vrijeme za nastavak razgovora. Ne osjećajte grižnju savjesti – nitko vam neće zamjeriti ako imate posla. Ako hoće, vjerojatno ni ne želite komunicirati s njima.

Pretjerano oslanjanje na e-mail

Svi smo postali ovisni o e-mailu kao načinu komunikacije. Jednostavno je i ostaje nam trag o korespondenciji. Ali zna se dogoditi da se puno vremena troši na primanje i slanje mailova o temi koju bi bilo jednostavnije razriješiti razgovorom. Da ne spominjemo mailove „Reply to all“.
Ako se neka tema treba raspraviti, odlučite se za razgovor. Ako želite pisani trag komunikacije, nakon razgovora napišite brzi e-mail koji navodi zaključke razgovora i pošaljite ga svim zainteresiranim stranama. Na prvi pogled čini se da na taj način imamo više posla, ali razlika može biti u sat vremena posla ili dva dana primanja i slanja mailova.

Sastanci o sastancima

To su sastanci na kojima nakon sat vremena kao rezultat dobijemo popis stvari o kojima treba raspraviti na sljedećem sastanku. Ukoliko sastanci nisu dobro vođeni, mogu biti strahoviti gubitak vremena.
Sastanci bi trebali imati svrhu, opipljive ciljeve koje se žele ostvariti. Potrebno je sastaviti dnevni red i prije sastanka ga distribuirati svim sudionicima. Ako se koristi tehnička oprema, neka bude spremna prije nego što sudionici dođu na sastanak. I za kraj: budite sigurni da vam je sastanka zaista potreban: ako imate za reći nešto što se može napisati u e-mailu, čemu ometati ljude u njihovom poslu?

Kratke stanke između sastanaka

Kad smo kod sastanaka, što je s onim pauzama od 15 – 30 minuta između njih? Što ikad napravite u tome vremenu. Obično, vrlo malo. Naravno, daje vam vremena za predah, ali vas bez očitog razloga izbacuje iz moda za sastanke. Ako imate nekoliko sastanaka dnevno, rezultat može biti nekoliko potraćenih sati.
Pokušajte dogovoriti sastanke jedan za drugim, biti ćete efikasniji u njihovom obavljanju.

Reagiranje na prekidanja

Usred ste posla kada zaprimite „hitan e-mail“. Odgovorite na e-mail i nedugo nakon toga zazvoni telefon. Završite razgovor i vidite kako ste zaprimili još jedan e-mail koji zahtijeva vaš odgovor. Itd. Prije nego primijetite 4 su sata popodne i još niste dovršili ono ste počeli raditi ujutro. Zvuči poznato? Prosječni zaposlenik radi samo 11 minuta prije nego ga nešto omete. Nije ni čudo da se bore s radnim zadacima.
Konstantna prekidanja su neizbježna. Trik je naučiti reagirati na njih bez da se odvojite od trenutnog radnog zadatka. Ako ste zauzeti pustite da se javi govorna pošta. Odvojite 3 perioda u danu u kojima ćete provjeravati e-mail. Naravno, postoje slučajevi kada je hitno odgovoriti na e-mail. Ali češći je slučaj da nije hitno. Naučite razliku.

Neučinkoviti multi-tasking

Svi volimo misliti kako smo odlični u multi-taskingu. I možda vi stvarno jeste. Ali postoji granica koliko stvari možete raditi u isto vrijeme bez da se smanji kvaliteta vašeg rada i u konačnici uspori proces. Prebacivanje između 5 različitih projekata u isto vrijeme vjerojatno vodi gubitku vremena.
Odredite prioritete i prema njima raspodijelite radno vrijeme. To je ključ za uspješno dovršavanje bilo kojeg projekta. Zabilježite sve što želite postići i dodijelite vremenski okvir za izvršavanje, temeljeno na zadanim prioritetima. Ne prelazite na sljedeći zadatak dok niste u potpunosti dovršili prethodni. Ne samo da ćete posao obaviti kvalitetnije kada ste fokusirani, već ćete se prisiliti da dovršite nešto u planiranom vremenu.

Neorganizirani radni prostor

Vaš primarni radni prostor može biti radni stol, računalo, ili najčešće kombinacija to dvoje. U svakom slučaju ako su neuredni, utrošiti ćete puno vremena na traženje stvari. Ako uvedete rada u radnom prostoru učinkovitije ćete obavljati radne zadatke. Prije nego odete iz ureda očistite stol, uklonite posuđe, hranu, papire. Reciklirajte papire koje više nećete koristiti. Ne dodavajte nepotrebne stvari u spise, ako nije neophodno da se nešto ispiše, nemojte printati.

Privatni razgovori

Danas možete biti povezani s obitelji i prijateljima bez da itko primijeti. Tu više nije pitanje „Da li će me uloviti?“ već „Koliko vremena gubim?“ Ako redovito provjeravate Facebook, chat-ate s prijateljima ili odgovarate na privatne mailove, odgovor je: puno.
Poslodavci danas razumiju da možete provesti određeno vrijeme baveći se privatnim stvarima (naposljetku, toliko vremena provodite na poslu). Ostavite privatnu korespondenciju za pauzu za ručak. Odjednom možete provjeriti sve vaše privatne račune, bez osjećaja krivnje. Budite odlučni s prijateljima i obitelji oko kontakata za vrijeme radnog vremena – ako vas ne kontaktiraju od 9 do 5, biti ćete pod manjim iskušenjem da provjerite da li vas je netko kontaktirao.

Pauze za surfanje

Trebate odmor od onoga što trenutno radite pa tražite recenzije filma koji planirate gledati. Prije nego što primijetite imate 6 otvorenih tabova u pregledniku. Tražite karte za koncert, cipele, dnevne vijesti, porijeklo riječi. Nema potrebe pitati se gdje je nestalo popodne.
Ako ste u iskušenju potražiti nešto na internetu, pričekajte dok ne završite ono na čemu radite. Pokušajte takvo pretraživanje ostaviti za pauzu za ručak ili kraj radnog dana.

Pauze za kavu / cigaretu

Svakome je potreban predah od posla. Štoviše, kratke pauze mogu povećati produktivnost. Ali ako idete na kavu / cigaretu svakih pola sata svodite produktivnost na minimum. Dobra je ideja skrenuti pogled s kompjuterskog ekrana svakih 15-ak minuta. Ali kada se radi o pauzama izvan ureda, svedite ih na 3 dnevno, jedna u prijepodnevnim satima, druga za vrijeme ručka, treća u popodnevnim satima. Ključ je u korištenju pune pauze za ručak, osjećati ćete manju potrebu da izađete na manje pauze.

Izvor: www.divinecaroline.com

<< natrag